Interne Prüfsoftware mit Datenbank – was steckt dahinter?
Auf dem Markt gibt es eine Reihe an Softwarelösungen, die Unternehmen dabei unterstützen sollen, die gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen elektrischer Betriebsmittel selbst durchzuführen – beispielsweise gemäß DGUV Vorschrift 3 oder der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV).
Diese Softwarelösungen versprechen:
- rechtssichere, normkonforme Prüfprozesse
- vollständige Dokumentation der Prüfergebnisse
- hohe Effizienz durch zentrale Datenhaltung
- Integration in bestehende IT-Systeme
- Unabhängigkeit bei der Wahl der Prüfgeräte
Kurz: Alles klingt nach einer wirtschaftlichen All-in-One-Lösung – vor allem für größere Betriebe. Aber wie sieht es in der Realität aus?
Was gegen eine interne Prüfsoftware mit Datenbank spricht
Die Idee klingt zunächst bestechend: Einmal investieren, langfristig selbst prüfen und flexibel bleiben. Doch der Aufwand hinter dieser scheinbar einfachen Lösung wird oft unterschätzt – und kann rechtliche, organisatorische und wirtschaftliche Folgen haben, die das Kosten-Nutzen-Verhältnis kippen lassen..
Hohe Investitionskosten
Eine professionelle Prüfsoftware ist kein Schnäppchen.
Neben der Lizenz selbst fallen zusätzliche Kosten an für:
- Schulungen des Personals
- Datenerfassung & Inventarisierung in einer Datenbank inkl. der Wartungskosten dafür
- Anschaffung und Anbindung geeigneter Prüfgeräte
- Wartungsverträge für Software und Geräte
- eventuelle Zusatzmodule für Datenexport, Mehrsprachigkeit oder Schnittstellen
Besonders kleinere und mittelständische Unternehmen geraten hier schnell an wirtschaftliche Grenzen. Die Rentabilität der Lizenz lohnt sich erst ab einem sehr hohen Prüfvolumen – das ist in der Praxis eher selten.
Interner Ressourcenbedarf
Doch zum reinen Kaufpreis der Prüfsoftware kommen weitere Kosten. So muss die Software nicht nur installiert und konfiguriert, sondern auch regelmäßig bedient und gepflegt werden. Das bedeutet:
- Technisches Know-how ist Pflicht, für das Mitarbeiter abgestellt, grundsätzlich eingearbeitet und anschließend regelmäßig geschult werden müssen
- Mitarbeiter müssen die Prüfungen korrekt durchführen und dokumentieren, d.h. sie stehen in dem Zeitraum nicht für die Produktion zur Verfügung
- Die Verantwortung für fristgerechte und vollständige Prüfungen liegt intern und muss koordiniert werden, was ebenfalls Ressourcen bindet
Gerade Unternehmen ohne eigene Elektrofachkräfte stehen hier vor einer personellen Herausforderung. Aber selbst wenn eine solche Abteilung Teil des Organigramms ist, ist fraglich, ob die Mitarbeiter bei der internen Prüfung am effizientesten eingesetzt sind.
Komplexität und Schulungsaufwand
Auch wenn viele Anbieter mit intuitiver Bedienung werben: Die Realität sieht oft anders aus.
- Die Bedienung erfordert Kenntnisse in der Messtechnik sowie im korrekten und umfassenden Führen einer Datenbank
- Normen wie DIN VDE 0701 (EN 50678) (Allgemeines Verfahren zur Überprüfung der Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen von Elektrogeräten nach der Reparatur”), DIN VDE 0105-100 (EN 50699) (Grundnorm der Elektrotechnik) oder die TRBS 1201/TRBS 1111 (Prüfungen und Kontrollen von Arbeitsmitteln und überwachungsbedürftigen Anlagen) müssen verstanden und angewendet werden
- Fehler in der Anwendung oder Interpretation können gravierende Folgen haben
Im schlimmsten Fall wird falsch geprüft und/oder dokumentiert – mit rechtlichen Konsequenzen, wenn es zum Schadensfall kommt.
Haftungsrisiko bleibt beim Betreiber
Das wohl wichtigste Argument: Die Verantwortung und Haftung liegt bei dem die Prüfung durchführenden Unternehmen. Werden Prüfungen fehlerhaft durchgeführt oder nicht normgerecht dokumentiert, drohen:
- Bußgelder durch Aufsichtsbehörden
- Versicherungsprobleme im Schadensfall
- Persönliche Haftung der Geschäftsführung bei Personenschäden
Eine interne Lösung schützt nicht vor rechtlichen Konsequenzen – sie verlagert sie lediglich ins Unternehmen hinein.
Pflegeaufwand und rechtliche Dynamik
Vorschriften ändern sich. Normen werden angepasst. Prüfanforderungen steigen. Das bedeutet für interne Prüfverantwortliche:
- Regelmäßige Softwareupdates müssen eingespielt werden; dies erfordert die Einrichtung eines sachgemäßen Prozesses in Abstimmung mit der IT-Abteilung des Unternehmens, was erfahrungsgemäß umso komplexer wird, je größer das Unternehmen wird. Hier kann es ganz schnell zu Verzögerungen kommen.
- Normen und gesetzliche Rahmenbedingungen müssen ständig im Blick bleiben, d.h. das abgestellte Personal muss sich regelmäßig schulen
- Die Dokumentation muss revisionssicher und auditfähig sein
Dies bringt nicht zu unterschätzende laufende Aufwände mit sich, die schnell zur Belastung werden können.
Warum externe Prüfdienstleister wie DPS die bessere Lösung sind
Ein erfahrener Prüfdienstleister übernimmt nicht nur die Prüfungen selbst – sondern auch die Verantwortung für eine rechtssichere Umsetzung. Das entlastet Unternehmen gleich mehrfach.
Rechtssicherheit und Haftungsminimierung
Externe Prüfdienstleister wie wir prüfen hauptberuflich gemäß DGUV Vorschrift 3, BetrSichV und den relevanten DIN-VDE-Normen. Alle Prüfungen sind:
- nachvollziehbar dokumentiert
- normkonform durchgeführt
- revisionsfähig archiviert
Im Fall eines Schadens liegt die rechtliche Verantwortung in der Regel beim Prüfdienstleister – nicht beim Unternehmen. Das reduziert das unternehmerische Risiko erheblich.
Keine Investitionen notwendig
Mit einem externen Prüfdienstleister sparen Sie die Kosten für die Softwarelizenzen, die Ausgaben für die Messtechnik sowie die Schulungs- und Weiterbildungskosten. Zusätzlich werden keine Mitarbeiterressourcen gebunden. Sie zahlen nur die tatsächlich durchgeführte Prüfung – ohne langfristige Investitionsbindung.
Flexible Skalierbarkeit
Egal ob Sie 5, 50 oder 5.000 Betriebsmittel prüfen lassen müssen – ein externer Dienstleister passt sich flexibel Ihrem Bedarf an. Sie haben keine internen Ressourcenengpässe, keine Stillstände bei Personalwechsel, Urlaub oder Krankheit sowie keine Abhängigkeit von internen Abläufen zu berücksichtigen und zu bewältigen. Gerade bei dezentralen Strukturen oder unregelmäßigem Prüfbedarf ist das ein entscheidender Vorteil.
Aktuelles Expertenwissen inklusive
Externe Prüfdienstleister wie DPS sind auf die Prüfung elektrischer Betriebsmittel spezialisiert. Das bedeutet umfassendes Know-how in Normen, Gesetzen und technischen Regelwerken sowie geprüfte Messtechnik auf dem neuesten Stand. Die Prüfungen werden von qualifizierten Fachpersonal mit großer praktischer Erfahrung durchgeführt. Sie müssen sich nicht selbst um rechtliche Entwicklungen kümmern – das erledigt DPS für Sie.
Zeitersparnis für Ihre Mitarbeiter
Interne Prüfprozesse binden personelle Ressourcen, die anderweitig wertvoller eingesetzt werden könnten. Mit einem externen Dienstleister können sich Ihre Mitarbeitenden auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Konkret bedeutet dies die folgenden Zeitersparnisse:
- Keine Einarbeitung in Software notwendig
- Keine Nachbearbeitung von Protokollen
- Keine Dokumentationspflichten
Digitale Dokumentation inklusive
Wir liefern Ihnen eine vollständige, digitale und rechtssichere Dokumentation, die auf Wunsch auch ins bestehende System eingebunden werden kann. Ideal für:
- Audits nach ISO 9001, ISO 45001 oder internen Compliance-Richtlinien
- betriebliche Nachweise gegenüber Versicherungen oder Behörden
Sie sind auf der sicheren Seite – ohne eigene Datenbankpflege.
Fazit: Technisch möglich heißt nicht wirtschaftlich sinnvoll
Die Idee, interne Prüfprozesse mit eigener Software und Datenbank zu steuern, mag auf den ersten Blick verlockend wirken – ist aber in der Praxis mit hohen Kosten, Komplexität und Risiken verbunden.
Wer Wert auf Rechtssicherheit, Effizienz und planbare Kosten legt, fährt mit einem externen Prüfdienstleister wie DPS besser.
Als erfahrenes Prüfunternehmen stehen wir Ihnen mit zertifiziertem Fachpersonal, digitaler Dokumentation und individueller Beratung zur Seite. Verlassen Sie sich auf geprüfte Qualität – statt auf interne Kompromisse.
DPS – Das Prüfunternehmen
Sicherheit ist kein Zufall. Vertrauen Sie auf Erfahrung, Know-how und digitale Effizienz. Wir prüfen bundesweit – rechtssicher, wirtschaftlich und transparent.
